Sachbearbeitung (w/m/d) und Office Management

Willkommen im IWERK

Als ambulanter Träger der Kinder- und Jugendhilfe mit Hauptsitz in Heinsberg engagieren wir uns seit 2016 für junge Menschen mit und ohne Beeinträchtigung sowie für ihre Familien. Unser Ziel ist es, Perspektiven zu eröffnen, Barrieren abzubauen und echte Teilhabe zu ermöglichen. Dabei stehen die individuellen Bedürfnisse der Kinder, Jugendlichen und Familien stets im Mittelpunkt unseres Handelns.

Mit einem breiten Spektrum an Unterstützungsangeboten begleiten wir Familien in unterschiedlichen Lebenslagen. Inklusion verstehen wir nicht als Begriff, sondern als selbstverständlichen Bestandteil unserer täglichen Arbeit.

Du behältst den Überblick – auch bei komplexen Abrechnungsvorgängen? Dann suchen wir genau dich.

Als sozialwirtschaftliches Unternehmen begleiten wir täglich zahlreiche Integrationshilfen und ihre Klientinnen und Klienten. Damit im Hintergrund alles reibungslos funktioniert, suchen wir engagierte Organisationstalente mit Herz, Verstand und einem guten Blick fürs Detail.

Wir suchen keine klassische Sachbearbeitung – sondern jemanden, der mitdenkt, strukturiert arbeitet und unsere Verwaltungsprozesse aktiv mitgestaltet.

In deiner Position verbindest du die Sachbearbeitung im Bereich Abrechnung mit Aufgaben des Office Managements und sorgst so dafür, dass unsere administrativen Prozesse zuverlässig ineinandergreifen.

Deine Aufgaben

Abrechnungen erstellen und prüfen:
Du überprüfst geleistete Stunden, bewilligte Leistungen und erstellst auf dieser Basis präzise Abrechnungen. Hierbei pflegst du engen Kontakt zu den Ämtern.

Forderungsmanagement verantworten:
Du bearbeitest Reklamationen zu deinen erstellten Rechnungen und hältst die offenen Posten deiner Rechnungen stets im Blick.

Klienten- und Bewilligungsmanagement mit Herz und Struktur:
Du legst neue Klienten an, hinterlegst Leistungen, pflegst alle relevanten Daten sorgfältig und datenschutzkonform ein und achtest auf die vollständige und rechtzeitige Bewilligung. Dabei arbeitest du eng mit unserer Koordination zusammen.

Mitdenken und mitgestalten:
Du bringst dich bei internen Meetings ein, unterstützt die kaufmännische Leitung und das Controlling mit Berichten und Auswertungen. Damit hilfst du uns unsere Verwaltungsprozesse stetig zu optimieren.

Struktur schaffen und den Büroalltag aktiv mitgestalten:
Du unterstützt bei der Planung und Durchführung von Teamkreisen und internen Meetings. Termine sowie Abläufe behältst du dabei stets im Blick. Durch deine strukturierte Arbeitsweise trägst du dazu bei, dass unser Tagesgeschäft reibungslos funktioniert.

Für ein gut ausgestattetes Arbeitsumfeld sorgen:
Du bestellst und verwaltest Büroverpflegung sowie Verbrauchsmaterialien und behältst dabei stets den Überblick über Bestände und Bedarfe.

Kommunikation und Lieferantenmanagement:
Du übernimmst die Kommunikation mit Lieferanten und externen Partnern und stimmst Bestellungen, Lieferungen und Anliegen zuverlässig ab.

Mithilfe bei internen Events:
Du hilfst bei der Vorbereitung und Organisation von internen Veranstaltungen und Zusammenkünften und schaffst damit Raum für Austausch und ein gutes Miteinander.

Administrative Aufgaben und Dokumentenmanagement:
Du unterstützt bei administrativen Tätigkeiten, pflegst Dokumente sorgfältig und stellst eine strukturierte Ablage und Verwaltung sicher.